إجراءات الاستلام والإدخال عادة ما تقدم المخازن باستلام المواد والمنتجات وغيرها من أربع جهات:
من قسم أو إدارة الإمداد بعد استلام هذه الأخيرة من الموردين
2 ـ من مخازن أخرى تابعة لنفس المنظمة.
3 ـ من إدارة الإنتاج، حيث تقوم باستلام المنتجات النهائية والعوادم ومخلفات الإنتاج
4 ـ من إدارة التسويق أو المبيعات: مردودات المبيعات والمنتجات التي لم يتم بيعها.
وللقيام بإجراءات الاستلام بصورة منظمة يجب أن تكون إدارة المخازن أو قسم المخازن على علم مسبق بالمواعيد الزمنية التي يتم خلالها التوريد
وتطبق إجراءات الاستلام على الشحنات الواردة من الجهات الأربع المذكورة أعلاه، بما في ذلك إعداد الوثائق والمستندات الرسمية المتعلقة بتلك الإجراءات.
وعلى إدارة المخازن عند وبعد استلام المواد الداخلة إليها القيام بالإجراءات التالية:
1 ـ التأكد من عدم وجود اختلافات في المعلومات الواردة في وثائق المورد والشاحن من جهة أولى وبين أوامر التوريد الصادرة عن إدارة الإمداد من جهة ثانية
2 ـ تنظيم محضر استلام بالمواد الواردة.
3 ـ التأكد من مطابقة الكميات والمواصفات كما وردت في أمر التوريد والإرساليات الواردة من الجهات الأخرى في المنظمة، أي من الجهات الطالبة (إدارة الإنتاج وإدارة المبيعات بصورة أساسية).
4 ـ إعلام الجهات المعنية مثل إدارة المشتريات وإدارة الحسابات، والمورد، والشاحن بأي خلل مما تم الاتفاق عليه وتسجيل ذلك في محضر الاستلام.
5 ـ تسجيل المواد المستلمة في سجلات وكشوف وبطاقات خاصة بالمخازن والاحتفاظ بها.
6 ـ كتابة تقرير عن الوحدات الناقصة أو التالفة وإرسال نسخة عن التقرير إلى كل من الشاحن والمورد وإدارة الحسابات.
7 ـ تحويل المواد والمنتجات من المخزن المركزي إلى المخازن الفرعية والعكس.
8 ـ استلام المواد والمنتجات المرتجعة من الإدارات أو الجهات المستعملة لها والتي غالباً ما تكون فائضة عن حاجتها ويتعذر تخزينها لديها إلى حين الاستعمال، أو عندما تكون هذه المسترجعات غير ملائمة للاستعمال
9 ـ استلام العوادم ومخلفات الإنتاج الواردة من إدارة الإنتاج.
10 ـ وضع الترتيبات اللازمة لاستلام وتخزين الإمدادات من الأصول الإنتاجية كالآلات والمعدات.
11 ـ وضع خطة محددة للتخلص من مخلفات وبواقي الإنتاج.
هذا ويتم تخزين المواد والمنتجات بعد استلامها وفقاً لنظامين رئيسيين هما:
1 ـ نظام التخزين المغلق.
2 ـ نظام التخزين المفتوح.
ففي نظام التخزين المغلق، وهو الأكثر شيوعاً يتم التخزين في أماكن مخصصة وبعد توزيع المواد إلى مجموعات، ولا يسمح بدخول المخازن إلا للعاملين فيها. أما استلام وصرف المواد وفقاً لهذا النظام فيكون بحسب أذونات (أوامر) رسمية. إذاً يضمن هذا النظام إحكام عملية الرقابة محل المخازن وتوفير أكبر قدر ممكن من الأمان.
أما نظام التخزين المفتوح والذي يستخدم في أنظمة الإنتاج المستمرة أو في حال تعدد عمليات ومراحل التشغيل حيث يكون الطلب على المواد محدداً تحديداً دقيقاً، فيتم تخزين العديد من المواد ـ وليس كلها ـ والمنتجات وبكميات كبيرة في أماكن قريبة من مواقع استعمالها أو من المواقع التي سيتم الصرف إليها سواء كانت هذه المواقع إنتاجية أو بيعية
والإجراء الأكثر أهمية بعد استلام المواد من قبل إدارة المخازن هو ترتيب أنواع المواد وأصنافها المختلفة في أماكن مخصصة لها ومعدة مسبقاً، وذلك لمساعدة العاملين على التعرف على تلك المواد والأصناف بسهولة
وفي مجال الترتيب على إدارة المخازن (أو الجهة المشرفة على ا لمخازن) مراعاة الاعتبارات التالية:
1 ـ وضع الأصناف من المواد والمنتجات التي يتم تحريكها بكثرة ويتم الصرف منها بكميات كبيرة بالقرب من منافذ الصرف.
2 ـ تخزين الأصناف ثقيلة الوزن على أرضية المخزن وفي أماكن لا تشكل عبئاً على العاملين أثناء نقلها وتحريكها.
3 ـ عزل الأصناف القابلة للانفجار أو الاشتعال عن غيرها، ويفضل تخزينها في أماكن منعزلة ومحصنة.
4 ـ وضع الأصناف من المواد التي تؤثر على غيرها بإفسادها أو بتغيير خصائصها في أماكن بعيدة ومنعزلة، مثل الصابون والمنظفات...
5 ـ تخزين الأصناف ذات الحجوم الكبيرة والتي لا تتأثر بالعوامل الجوية في العراء.
6 ـ العمل على تأمين ممرات بمساحات كافية لحركة العاملين وأجهزة ومعدات المناولة والنقل.
7 ـ المحافظة على درجة حرارة وتهوية مناسبة في المخازن.
8 ـ توفير وسائل الأمان مثل أجهزة الإطفاء، وتوفير مخارج طوارئ ومستلزمات الإسعافات الأولية.