الخطوات التفصيلية التي يتبعها المنفذون أثناء ممارسة الأعمال المتكررة وقياس الأداء والإسراع في الإنجاز في حالة الإجراءات المبسطة وتجنب العمل من الفوضى
استقبال الطلبات وتحديد الحاجة réception demandes Et déterminer le besoin
عليه إدارة الشراء في تحديد الحاجة للشراء
تحديد طريقة الشراء Déterminer la méthode d'achat
تحديد الطريقة المناسبة قبل اختيار المصدر وتعتمد عملية اختيار إحدى الطرق المتاحة
طريق المناقصة بأنواعها المختلفة منها حجم ونوع الأصناف المطلوب شراؤها والقوانين التي تنظم عملية الشراء
مبلغ الشراء
الوقت المحدد لتوفير الصنف
تم إقرار الطريقة تبدأ عملية الاتصال بالموردين لاستيفاء بعض المعلومات اللازمة للقيام بعملية اختيار المصدر المناسب
والتسهيلات التي يقدمونها لعملائهم ودراستها أو التفاوض سمعة المورد في السوق وقدرته على الوفاء بالتزاماته والأصناف المتوفرة لديه وغيرها من المعلومات التي تساعد على حسن المفاضلة بين الموردين واختيار انسبهم
إصدار أمر التوريد أو التعاقد Émission d'un contrat de commande ou de fourniture
ويجب أن يتضمن أمر التوريد البيانات الأساسية مثل
اسم وعنوان المورد
اسم الصنف ومواصفاته
الكمية المطلوبة
ووحدات العدد أو القياس والسعر المتفق عليه وتاريخ وصول الطلبية وشروط الشحن وشروط الدفع وطريقته أمر الشراء من أصل وست صور
يسلم الأصل وصورة للمورد ويحتفظ بصورة في ملف إدارة المشتريات
وصورة في ملف قسم الشحن وترسل صورة إلى الإدارة المالية وصورة إلى القسم الطالب وأخرى إلى قسم المتابعة
المتابعة suivi
هذه الخطوة إلى ضمان إتمام عملية التوريد وفقا للعقد المتفق عليه وتتم عملية المتابعة من خلال الاتصال بالمورد بالوسائل المختلفة
وتذكيره بمواعيد التسليم وحثه على الالتزام بما ورد بالعقد ثم التأكد من مدى سلامة تنفيذ كل مرحلة من عملية الشراء وفقا لما ورد بالعقد
من منع التأخير أو الحد منه وتلافي آثاره وتساعد على اكتشاف أي أخطاء قد تحدث في مواصفات أو حجم الأصناف المطلوبة أو أي إخلال في شروط التغليف أو الشحن والنقل وغيرها من الأمور المحددة بالعقد
الفحص والاستلام Réception et inspection
المرحلة الأولى تقتصر عملية الفحص على الجوانب الظاهرية فقط حيث يتم التأكد من العدد والنوع والوزن ومن عدم وجود أي تلف أو كسر ظاهري وذلك حتى يمكن إخلاء مسئولية الناقل
المرحلة الثانية تتم عملية الفحص الحقيقية للطلبية وذلك بصورة تفصيلية حيث يتم التعرف على المواصفات المتاحة ومطابقتها بالمواصفات المحددة بالعقد والمتفق عليها مع المورد
ويشترط في حالة الفحص الجزئي ( بالعينة ) أن يتبع الأسلوب العلمي في اختيار العينة بحيث تختار العينة بطريقة عشوائية وأن تحدد حجم العينة وتحدد شروط تنفيذ أسلوب العينة
وتتم عملية الفحص إما داخل المنشأة بعد وصول المواد وهذا ما يفضل إتباعه عندما يكون الشراء محلياَ أو في مقر المورد قبل الاستلام وهذا يتبع عادةَ عندما يكون الشراء من الخارج
حتى تتجنب المنشأة تكليف إعادة المواد في حالة عدم تطابقها مع المواصفات المحددة ويقوم بعملية الفحص فنيون مع المعنيين من بعض الإدارات في المنشأة أو قد تسند هذه العملية إلى هيئة متخصصة وذلك عندما يكون الفحص معقداَ أو مكلفاَ
وبعد أن تتم عملية الفحص يعد تقرير م قبل القسم المختص أو اللجنة يتضمن نتائج الفحص والملاحظات والتوصيات والأسباب التي أدت إلى ظهور النتائج التي تضمنها بالإضافة إلى بعض البيانات الأخرى المتعلقة بالطلبية مثل
رقم الطلب وتاريخه ورقم قائمة الشراء وتاريخها واسم المورد وتاريخ الشحن ووسيلة النقل ومحتويات الطلبية وكمية النقص أو التلف فيها
رد الطلب المخالفة للمواصفات الى المورد لاستبدالها مع تحميله التكاليف وإخطاره بالأسباب التي دعت إلى إلغاء الطلبية ثم مطالبته بتحمل تكليف النقل والاستلام والفحص
في حالة الشراء من المصادر الأجنبية لا بد أن يتم فتح اعتماد قبل أن تتخذ خطوة إصدار الأمر وفتح الاعتماد هو عبارة عن تعهد من أحد البنوك المعتمدة يضمن للمورد بأن يدفع له مبلغ المال المتفق عليه في غضون مدة محددة مقابل قيام المستفيد بتنفيذ شروط وتعليمات معينة تتعلق بالأصناف المطلوب توريدها
