القيام بكافة المهام التنفيذية المتعلقة بشراء المواد والمعدات والأجهزة اللازمة وفقًا للنظام والإجراءات المعتمدة
استكمال وثائق المنافسات بعد استلامها من الجهة ذات العلاقة
القيام بكافة المهام التنفيذية المتعلقة بمنافسات الخدمات والإنشاءات طبقًا للنظام والإجراءات المعتمدة
القيام بإجراءات الإعلان والدعوات للمنافسات وترتيب الاجتماعات مع المقاولين والموردين والإجابة على استفساراتهم قبل فتح المظاريف
الاشتراك في أعمال تحليل المنافسات
تحرير العقود بالاشتراك مع الإدارة القانونية والعمل على توقيعها من صاحب الصلاحية، ومن ثم إخطار الجهات ذات العلاقة
إصدار أوامر التوريد للموردين وإحاطة الجهات ذات العلاقة
القيام بأعمال الشراء المباشر عند اللزوم
حفظ الملفات اللازمة للموردين والمقاولين والاستشاريين لتمكين الوزارة من القيام بمتابعة أعمالهم
الإلمام بحركة
الأسعار في السوق والاحتفاظ بملفات منظمة "للكتلوجات" وقوائم الأسعار التي
تصدرها الشركات والمؤسسات للسلع والخدمات التي تعرضها مما يمكن من إصدار
أحكام سليمة على مدى عدالة الأسعار التي يقدمها الموردون سواء كان ذلك
بالنسبة للمشتريات المحلية أو الخارجية
مسك الملفات والسجلات المتعلقة بإجراءات الشراء النظامية كسجل العقود وسجل مراقبة خطابات الضمان وغيرها مما له علاقة بأعمال الشراء
متابعة صلاحيات خطابات الضمان الابتدائي والعمل على تجديدها عند اللزوم
المشاركة في وضع سياسة التخلص من فائض المواد في المستودعات وذلك عن طريق حصرها واتخاذ الإجراءات النظامية لبيعها بالطرق النظامية
المشاركة في تشكيل اللجان التي يرغب المسئولون في تشكيلها كلجان ماقبل فتح المظاريف
إعداد مسودات دليل إجراءات العمل للوحدة بالتعاون مع وحدة التطوير الإداري ، والعمل على تطويرها
إعداد تقارير دورية عن نشاطات وحدة المشتريات وإنجازاتها ومقترحات تطوير العمل بها ورفعها إلى مدير عام الشئون الإدارية والمالية
ضمان استمرارية الانتاج: عن طريق شراء وتوفير المواد الأولية والأساسية لعمليات الإنتاج، وبصورة مستمرة دون توقف وإلا تسبب ذلك في تأخير تدفقها وبالتالي تأخر وصول المنتج النهائي للعملاء.
ضمان الحصول على المنتجات والمواد الأولية بأقل سعر معقول: أي بالسعر الذي يتوافق مع جودة المنتج ومدى رضى الشركة عن هذا المنتج
البحث عن عدة
موردين (Suppliers) وعدم الاكتفاء على مصدر واحد: ولهذا الهدف عدة أسباب
تكمن في زيادة قوة "المجادلة" لصالح الشركة والحصول على أقل سعر معقول،
وهذا يتواجد أكثر في طريقة عمل المناقصات. والسبب الآخر للبحث عن موردين
جدد هو لضمان الحصول على المواد الأولية في حالة حدوث عطل مفاجئ أو تأخير
من قبل المورد السابق.
بناء علاقات وثيقة مع الموردين
لتكامل
والتعاون بين قسم المشتريات وباقي أقسام المؤسسة: فقسم الانتاج حاجته من
المشتريات هي المواد الأولية، وقسم الهندسة حاجته في توفير الأدوات
والمعدات اللازمة للتشغيل، وقسم التسويق علاقته بالمشتريات هو بالتوقع
(Forecasting) في نوع وعدد المواد اللازمة في المبيعات، وغيرها من الأقسام
ضمان التوثيق والتسجيل لكل عمليات الشراء
