يلاحظ بصفة عامة أن شراء الخامات الرئيسية كثيرا ما يتم لتغطية الاحتياجات عن فترة طويلة من الزمن قد تمتد إلى ثلاث سنوات أو يزيد.
وعن السنة الاولي يكون برنامج التسليم محددا، أما السنة الثانية فقد يشملها العقد بتحفظات، و أما السنة الثالثة فقد تكون مجرد حجز للاحتياجات من طاقة المورد.
وفي بعض الدول يتم شراء الخامات في بورصات العقود،ويكون التوقيت متمشيا مع مقتضيات التحويط عند المشتري.
وفي شراء الأصناف الجديدة المصنعة حسب الطلب، لابد من أن يؤخذ في الاعتبار طول الفترة الزمنية المناسبة بين أمر التوريد وبين التسليم، بحيث تعطي قدرا مناسبا من هامش الأمان عند المورد لتدبير شؤون التجهيز والتخطيط لمقابلة الالتزامات .
ومن هنا إدارة المشتريات والمخازن لا تقتصر مسؤوليتها علي الشراء بأحد الأسس العلمية للشراء
الجودة،الكمية،الوقت،السعر ،المصدر.دون الأخذ في الاعتبار باقي الأسس أو التضحية بإحداها ، حيث أن هذه الأسس ترتبط ببعضها ولا يمكن النظر لأحدها بمعزل علي حساب الآخر،
وإنما تقوم بالموازنة بينها وفقا لسياسة المنشأة وطبيعة المستلزمات ومدي الحاجة إليها لتضع أولويات يتم الشراء علي أساسها وبما يحقق توفير المستلزمات بأعلى كفاءة ممكنة
ولا تقل أهمية الشراء في الوقت المناسب عن سائر الأسس الأخرى، حيث انه يؤثر بطريقة مباشرة علي انتظام الإنتاج في المنشأة
ومما سبق نستطيع الوصول إلي أن المقصود بالوقت المناسب للشراء هو ذلك الوقت الذي يتم توريد المستلزمات فيه، والذي يتناسب مع احتياجات الإدارة الطالبة والذي يضمن عدم تعط ل أو ارتباك الإنتاج
2.1 توقيت الشراء وأثره علي الأسس العلمية للشراء(سياسات التوقيت):
1.2.1 الوقت والجودة:
لا تقتصر مسؤولية الشراء في الوقت المناسب علي مجرد توفير المستلزمات في الوقت المطلوبة فيه ولكنه يعني أن تكون هذه المستلزمات بالجودة المطلوبة.
2.2.1 الوقت والكمية:
يعني مفهوم الكمية المناسبة أن تتوافر في الوقت اللازمة له لذلك فان مسؤولية تحديد الكمية تشمل ضمنا الوقت المطلوبة فيه.وهنا يأتي دور ادارة المواد والإمداد في المفاضلة مابين بديلين لتوفير المستلزمات في الوقت المناسب،هما الشراء مرة واحدة قبل بدء الإنتاج بفترة تسمح بالتوريد أو الشراء أكثر من مرة وعلي دفعات تتناسب مع الاحتياج لهذه المستلزمات.
3.2.1 الوقت والسعر:
من أهم محددات التوقيت المناسب لإدارة المشتريات والمخازن ما يعرف بالسعر،حيث نستطيع أن نقيم أداء هذه الإدارة بواسطته عند قيامها بدراسة ظروف العرض والطلب،والدورات الاقتصادية،وغيرها من العوامل التي تؤثر علي السعر وبفعل هذه المحددات تستطيع ادارة المشتريات والمخازن تحقيق انسب سعر.
4.2.1 الوقت ومصدر التوريد:
يتوقف التوريد في الوقت المناسب لي الاختيار السليم لمصدر التوريد الذي يلتزم بمواعيد التوريد.ومن ناحية اخري فان عنصر الوقت يؤخذ في الاعتبار عند تحديد مصادر الشراء التي لا يمكن الاعتماد عليها.
(قد تضحي المنشأة بالشراء بسعر اعلي أو ببعض شروط التوريد في سبيل إتمام التوريد في الوقت المناسب)في سبيل اختيار المصدر الذي يلتزم بوقت التوريد .
ولذا يكون أمام ادارة المشتريات مجموعة طرق لتدبير الاحتياجات كلها مرتبطة بعامل الزمن، وتشمل هذه الطرق
4.2.1.أ الشراء للاستخدام الفوري.
4.2.1.ب الشراء مقدماً.
4.2.1.ب الشراء للمضاربة.
4.2.1.ج الشراء للتغطية.
4.2.1.د الشراء بالكميات الدنيا .
ونجد أن الشراء للمضاربة كأسلوب يخرج من نطاق الشراء في المنشات الصناعية غير أننا نجد أن عددا غير قليل من هذه المنشات تتبع هذا الأسلوب للاستفادة من نتائجه في تسعير منتجاتها علي أساس التكلفة الفعلية بدلا من التكلفة الاستبدالية
المرتفعة للمستلزمات بما يدعم من مركزها التنافسي في السوق أو يساعدها في نفس الوقت علي زيادة نصيبها في السوق واستقطاب عددا من العملاء من المنافسين .
ومن بين الطرق التي تستخدمها ادارة المشتريات في منشاة ما لتدبير الاحتياجات كلها والتي تكون مرتبطة بعامل الزمن ما يسمي بالشراء المقدم. وسوف نركز دراستنا البحثية في هذا النوع من الطرق المستخدمة من قبل إدارة المشتريات في منشاة ما.
3.1 الشراء المقدم:
يقصد بالشراء المقدم توفير الاحتياجات من المواد بكميات تزيد عن الاحتياجات الجارية وهي الاحتياجات التي تؤمن تشغيل المصنع بمعدلاته العادية للإنتاج وبالتوقيت المعتاد للتسليم من الموردين ولا تتعدي حدود الرؤية المستطاعة للاحتياجات المستقبلية .
ويتضمن الشراء المقدم الشراء أزيد من الحد الأدنى للكميات المطلوبة الواجب توافرها في المخازن، وتتحدد هذه الكميات حسب المعدلات العادية للإنتاج ووفقا لجداول التسليم2. ولا يدخل في هذه السياسة الشراء المقدم الذي يهدف إلي تحقيق أرباح من عمليات المضاربة*.
4.1 الأغراض الرئيسية للشراء المقدم:
وتتلخص الأغراض الرئيسية للشراء المقدم فيما يلي:
1.4.1 توفير قدر اكبر من الحماية ضد مخاطر التأخر في التوريد والتسليم بسبب عجز طارئ في سوق المواد، أو صعوبات في النقل، أو إخلال المورد بالتزاماته.
2.4.1 عندما تشتري المواد في سوق غير مستقرة، فان المشروع قد يحرص علي تحديد تكاليف المواد والإنتاج قبل البدء في تصنيع المواد،خاصة عندما يبيع المشروع منتجاته بموجب عقود مسبقة تتضمن سعرا محددا للمنتجات.
3.4.1 الاستفادة من الخصم علي الكمية* ومن وفورات النقل بكميات كبيرة .
4.4.1 الاستفادة من فرصة توافر المواد بمواصفات الجودة المرغوبة في وقت معين أو موسم معين .
ومن مستهدفات الشراء المقدم تحقيق الوفورات، فان هناك احتمال خطورة اتجاه الأسعار في غير ما قدمه المشتري.حيث أن هذه الوفورات لابد وان تدرس في ضوء ارتفاع تكاليف الاحتفاظ بالمخزون وتجميد قدر إضافي من رأس المال العامل الذي يستلزمه المخزون الكبير.
5.1 أهداف الشراء المقدم:
ويمكن تلخيص أهداف هذه السياسة كالآتي:
1.5.1 ضمان ضد توقف العمليات الإنتاجية.
2.5.1 الشراء بكميات كثيرة للحصول علي خصم الكمية.
3.5.1 الشراء بكميات تسمح بتخفيض نفقات النقل والشحن(مبدأ الحمولة الواحدة).
4.5.1 حماية الشركة من مخاطر الندرة النسبية من هذه المواد.
5.5.1 ضمان الحصول علي مواد من جودة معينة عندما تتوفر هذه الجودة في وقت معين في السوق.
فالهدف النهائي من الشراء المقدم هو شراء الكميات المناسبة في الوقت المناسب،وعندما تتطلب العمليات الإنتاجية خصائص معينة أو جودة خاصة في المواد والتي يمكن الحصول عليها فقط من مصادر معينة يجب علي وكيل الشراء أن يستفيد من العروض المقدمة إليه في أي وقت من الأوقات حتى ولو كانت بعيدة عن وقت الشراء الطبيعي .وتعتمد قدرة ونجاح وكيل الشراء في اتخاذ القرارات السليمة علي حصيلته من المعلومات السوقية.
6.1 تقييم سياسة الشراء المقدم:
من النقاط التي أثيرت بصدد تنظيم كميات المخزون هي طريقة قياس أو تقييم سياسة الشراء المقدم.أساسا يجب أن تكون الأسعار هي المقياس لنتائج هذه السياسة أي الأسعار التي دفعت عند شراء هذه الكميات الفائضة،وهل حققت الشركة من وراء هذه السياسة وفورات أو خسائر؟
إن الشراء بأنسب الأسعار يعتبر من الأصول العلمية للشراء، وتهم المشروعات التي تمثل فيها المواد الأولية نسبة كبيرة من التكلفة الكلية وكذلك في حالة المواد التي تشتري وتتقلب أسعارها بشكل واضح.
فالفروق البسيطة في السعر مضروبة في عدد كبير من الوحدات المشتراه تمثل اختلافات كبيرة في نفقة الشراء الكلية.إذ من الضروري البحث عن الطريقة أو الأساس الذي يساعد علي تقييم سياسة الشراء المقدم وتساعد نتائج التقييم في مباشرة الرقابة علي الشراء.
7.1 الأنواع التي يغطيها الشراء المقدم:
1.7.1 الشراء بقصد التخزين لحماية العمليات الإنتاجية من مخاطر التأخير في التسليم أو أي تعديلات غير منتظرة في جداول التسليم أو في مواصفات وجودة المواد المسلمة والتي تكشف عنها إجراءات الفحص.
2.7.1 الشراء لمقابلة الاحتياجات التشغيلية إلي الحد الذي يمكن تحديدها بدقة.
8.1 دور مدير المشتريات في الشراء المقدم:
يمكن أن نتحدث باختصار في هذه النقطة علي اعتبار أن قرار الشراء أو الصنع قرارا استراتيجيا، فهو من اختصاص الإدارة العليا،ويتم اتخاذ قرار الشراء وذلك وفق تشكيل لجنة تضم فيها العديد من المدراء ومنهم مدير المشتريات والمخازن،مدير الإنتاج، مدير المالية،مدير المبيعات،مدير التسويق......إلخ.
وتقدر مسؤولية مدير المشتريات والمخازن في انه يقدر الكميات الواجب شراؤها ومن ثم تخزينها وكذلك مقابلة احتياجات الصنع بطريقة فعالة،وأيضا تتحدد مسؤوليته في معرفة الحد الأدني والحد الأعلى منها في أي وقت من الأوقات، وأيضا الوقت الذي يذهب فيه إلي السوق لشراء المواد، وما هي الظروف التي يؤجل فيها الشراء،وما هي الأسعار المناسبة التي يدفعها.
وبعد الانتهاء من كل هذه المسؤوليات فيقوم بمتابعة الأسواق ومتابعة احتياجات الإنتاج أيضا.
يدفع المشروع مبالغ معينة في مقابل الحصول علي هذه الكميات وهذه المبالغ المدفوعة تضاف إلي النفقات الكلية، وعندما تصل هذه المواد تنقل من قسم الاستلام إلي المخازن، ثم تنقل من المخازن إلي الأقسام الطالبة والي هذا تنتهي رحلة الشراء
