الشراء هو النشاط المسؤول عن شراء وتوفير المواد من سلع وخدمات بجودة تتطابق مع المواصفات المطلوبة والمحددة سلفاً لتؤدي الغرض المطلوب منها
وبكمية لا تقل او تزيد عن الكميات التي تحددها احتياجات العمل والتشغيل ومستلزمات الانتاج ،
وبسعر مناسب يتم الحصول عليه باتباع طرق الشراء الصحيحة ، وباختيار افضل المصادر الممكنة للتوريد في الوقت المناسب الذي تحدده احتياجات العمل والعملاء ، وبما يضمن عدم توقف العمل والانتاج .
وظيفة الشراء La fonction d'approvisionnement
في اغلب المؤسسات لا تعتبر عملية الشراء هدفا في حد ذاتها بل وسيلة لتحقيق الأهداف التي وجدت من أجلها المؤسسة ، سواء كانت تلك المؤسسة إنتاجية أو خدمية ، فوظيفة الشراء من الوظائف الهامة في أي مؤسسة ، ولها مركز مميز على الخريطة التنظيمية
تعريف وظيفة الشراء Définition de la fonction d'approvisionnement
على انها ( إحدى وظائف المؤسسة المسئولة عن توفير احتياجات المؤسسة من المواد والسلع والخدمات ومن مستلزمات الإنتاج المختلفة وفقا لسياسات محددة ، وتخطيط مسبق ،
وبما يخدم جميع انشطة المؤسسة ويؤدي إلى تحقيق الأهداف التي وجدت من اجلها المؤسسة وذلك بالكمية الصحيحة والجودة المناسبة والسعر الصحيح وفي الوقت المناسب وبالمكان الصحيح وذلك بالتنسيق مع الإدارات الأخرى ووفقا للسياسات الخاصة بالشراء وبما يحقق الميزة التنافسية للمؤسسة ) .
ومع تطور المفاهيم الادارية اصبحت وظيفة الشراء تشمل بمعناها الواسع جميع الانشطة والعمليات المنحصرة من مرحلة التفكير في الشراء ومن ثم تحديد الحاجة وحتى مرحلة التسليم وفحص السلع المشتراه على اختلاف أنواعها وفـق تنظيم مسؤول يضمن اعتبارات الجودة والكمية والسعر والمصدر والوقت وحفظها في الأماكن المناسبة ( المستودعات ) .
وبذلك تكون وظيفة الشراء قد شملت أنشطة اخرى مثل نشاط الأبحاث الضرورية قبل عمليات الشراء لتكمل النشاطات الفعلية ويمكن تلخيص انشطة وظيفة الشراء بمايلي :
أولاً : التأكد من صحة تقدير الحاجة إلى الشراء .
ثانياً: التأكد من صحة المواصفات المطلوبة مع الأخذ بالإعتبار المستويات الواجب شراؤها.
ثالثاً: اختيار مصادر التوريد والتفاوض معهم إن لزم الامر للوصول إلى السعر العادل .
رابعاً: البدء في عملية الشراء ومن ثم المتابعة حتى الاستلام .
خامساً: ترتيب الشحن والبوالص اللآزمة .
أهمية وظيفة الشراء L'importance de la fonction achats
ان القيام بوظيفة الشراء وانجاز العملية الشرائية بكفاءة يؤدي إلى زيادة ربحية المؤسسة وذلك من خلال تخفيض تكاليف المواد الاولية الداخلة بالانتاج وهذا يقابله بصورة متساوية ارتفاع في هامش الربح الناتج عن عملية البيع
فأي تخفيض تحققه وظيفة الشراء في قيمة المواد الداخلة في الإنتاج سوف يؤدي الى مضاعفة القيمة التي سوف تتحقق من خلال العمليات الإنتاجية وهذا يؤدي إلى ارتفاع قيمة الأرباح
ان كفاءة وظيفة الشراء تؤدي إلى انخفاض تكلفة الأصول المتمثلة بتكلفة رأس المال من خلال تكلفة الأموال المخصصة لشراء البضائع وذلك عند الشراء بالكمية الاقتصادية المناسبة وتقليل فترة الاحتفاظ بالمخزون وتخفيض تكاليف التخزين كما أن توفير المواد ذات جودة عالية تؤدي إلى تخفيض التكاليف .
طرق الشراء :
تحدد الأنظمة صلاحيات وطرق الشراء ومع مراعاة الصلاحيات والجهة المختصة بالشراء تتم عمليات الشراء باحدى الطرق التالية :
اولاً : الشراء المباشر بالتفاوض مع بائعيها او منتجيها او مورديها ، وعادة ما يتم اتباع هذه الطريقة في الحالات التالية :
1 – اذا كانت اللوازم المطلوبة لمواجهة حالة طارئة لا تسمح بإجراءات طرح عطاء او استدراج عروض .
2 - إذا كان من غير الممكن الحصول على اللوازم إلا من مصدر واحد فقط
.
3 – إذا كانت الاسعار محددة من قبل الجهات الرسمية
.
4 – إذا كانت اللوازم المطلوبة قطعاً تبديلية لا تتوافر لدى اكثر من مصدر واحد
.
5 – إذا كان الغرض من اللوازم توحيد الصنف لتقليل تكاليف الصيانة
.
6 – إذا طرح عطاء او تم إستدراج عروض ولم يكن بالمستطاع الحصول على اللوازم المطلوبة .
ثانياً : الشراء باستدراج العروض .
يتم استدراج عروض من عدة مصادر يتم تحديدها من قبل إدارة الشراء ، ويتم المفاضلة فيما بينها واختيار العرض الذي يلبي الطلب ، وعادة ما يتم اتباع هذه الطريقة في الحالات التالية
:
1- عند وجود حاجة مستعجلة طارئة للوازم المراد شراؤها يصعب توقعها أو التنبؤ بها ولا تسمح بطرح عطاء .
2- إذا لم يوجد أكثر من ثلاثة بائعين أو منتجين أو موردين للوازم المطلوب شراؤها .
3- إذا كانت قيمة اللوازم المراد شراؤها لا تزيد عن قيمة معينة يتم تحديدها بموجب الانظمة المعمول بها في المؤسسة.
4- إذا لم يتقدم للعطاء المطروح عدد كاف أو مناسب من العروض ، واقتنعت الجهة التي طرحت العطاء أن الضرورة تقضي بشراء اللوازم عن طريق استدراج عروض .
• ثالثاً : الشراء عن طريق طرح العطاءات .
الهدف من طرح العطاء هو إتاحة الفرصة لكافة الموردين لتقديم عروضهم لتوريد الأصناف المطلوبة ضمن الشروط والضوابط التي تحددها المنشأة وذلك تحقيقاً لمبدأ :
أ- المساواة: والذي يعني ضرورة قيام إدارة المشتريات بمعاملة جميع المناقصين معامل واحدة وعلى قدم مساواة وذلك بأن تطبق شروط المناقصة كافة بحق جميع المناقصين وبدون تفرقة أو تمييز أو تحيز.
ب- المنافسة: والذي يتحقق من خلال الإعلان عن المناقصة في وسائل الإعلان المختلفة لإتاحة الفرصة لأكبر عدد من الموردين للمشاركة في المناقصة.
