يقتضي النظام السليم لتنظيم وإدارة
المخازن الاحتفاظ بسجلين لكل نوع من المواد على النحو التالي :
بطاقة الصنف Carte
Classe:
ويحتفظ بها لدى أمين المخزن Magasinier ويتم التسجيل بها فقط على أساس الكميات .
حساب ( بطاقة
مراقبة ) الصنف Compte (carte de contrôle
يحتفظ بها لدى إدارة التكاليف gestion des coûts ، ويتم التسجيل بها على أساس القيمة والكمية .
ومن مقارنة أرصدة الكميات في البطاقتين يمكن
تحديد الرصيد الدفتري للمواد واكتشاف الأخطاء ، إلا أن هذا الأسلوب لا يحقق
الرقابة الفعالة على المخزون ،
لذا لا بد من الجرد
الفعلي L'inventaire physique (
العد الفعلي لكميات المواد الموجودة في المخازن ) ، ومن ثم مقارنة الرصيد الدفتري بالرصيد
الفعلي .
وقد يترتب على عملية المقارنة وجود بعض
الاختلافات
Différences أو الفروق بالزيادة أو النقص ويتم معالجتها بتعديل أرصدة الكميات
في بطاقة الصنف ، وحساب الصنف كما يلي :
إذا كانت كمية
الرصيد الفعلي solde réel أقل من رصيد الرصيد
الدفتري
Solde
Notebook ( عجز incapacité ) فإن الفرق يثبت في
خانة المنصرف Le sortant بلون حبر مختلف ويطرح من
الرصيد .
إذا كانت كمية الرصيد الفعلي solde réel أكبر من الرصيد الدفتري ( زيادة augmenter) فإن الفرق يثبت في خانة
الوارد
بلون حبر مختلفة ويضاف إلى الرصيد
solde .
وتتمثل الخطوة
التالية في تحليل فروق الجرد للوقوف على أسبابها بهدف اتخاذ الإجراءات اللازمة
لمعالجتها :
قد تتعرض المواد بسبب طبيعتها إلى
الفقد أو التلف Les pertes ou dommages لجزء
منها ففي بعض الصناعات مثل صناعة الخشاب أو الصناعات الكيماوية ، ومستحضرات
التجميل تتعرض المواد للفقد أو التلف العادي
.
ففي مثل هذه الحالة
تعتبر تكلفة المواد أحد بنود تكاليف الإنتاج
وتعالج باعتبارها أحد بنود التكاليف الصناعية غير المباشرة .
وفي بعض
الحالات قد تتعرض المواد للضياع أو التلف Pour la perte et les
dommages بسبب الإهمال négligence أو الإسراف gaspilleur أو سوء التخزين Mauvais stockage ،
بما لا يمكن اعتباره جزءا من تكلفة الإنتاج ، فتعتبر تكلفة هذه
المواد خسارة perte عامة ترحل إلى حساب
الأرباح والخسائر Compte de
résultat.
