وهي المعنيّة بالفعل بمتابعة كلّ من هذه الوظائف لتقييم أداء المنظّمة تجاه تحقيق أهدافها.
في
الوظيفة الرقابية للإدارة، سوف تنشئ معايير الأداء التي سوف تستخدم لقياس
التقدّم نحو الأهداف. مقاييس الأداء هذه صمّمت لتحديد ما إذا كان الناس
والأجزاء المتنوّعة في المنظّمة على المسار الصحيح في طريقهم نحو الأهداف
المخطط تحقيقها.
خطوات العملية الرقابية الأربعة:
وظيفة
الرقابة مرتبطة بشكل كبير بالتّخطيط . في الحقيقة، الغرض الأساسيّ من
الرقابة هو تحديد مدى نجاح وظيفة التخطيط. هذه العمليّة يمكن أن تحصر في
أربعة خطوات أساسيّة تطبّق على أيّ شخص أو بند أو عملية يراد التحكم بها
ومراقبتها.
وهذه الخطوات الأساسية الأربعة هي:
إعداد معايير الأداء:Définition des normes de performance
المعيار
أداة قياس، كمّيّة أو نوعيّة، صمّمت لمساعدة مراقب أداء الناس والسّلع أو
العمليّات. المعايير تستخدم لتحديد التقدّم، أو التأخر عن الأهداف. طبيعة
المعيار المستخدم يعتمد على الأمر المراد متابعته. أيّا كانت المعايير،
يمكن تصنيفهم جميعا إلى إحدى هاتين المجموعتين: المعايير الإداريّة أو
المعايير التّقنيّة. فيما يلي وصف لكلّ نوع.
أ - المعايير الإداريّة:normes administratives
تتضمّن
عدة أشياء كالتقارير واللوائح وتقييمات الأداء. ينبغي أن تركّز جميعها على
المساحات الأساسيّة ونوع الأداء المطلوب لبلوغ الأهداف المحددة. تعبّر
المقاييس الإداريّة عن من، متى، ولماذا العمل.
مثال: يطالب مدير المبيعات بتقرير شهريّ من كلّ الباعة يبين ما تم عمله خلال الشهر.
ب - المعايير التّقنيّة:Les normes techniques
يحدّد
ماهية وكيفية العمل. وهي تطبق على طرق الإنتاج، والعمليّات، والموادّ،
والآلات، ومعدّات السلامة، والموردين. يمكن أن تأتي المعايير التّقنيّة من
مصادر داخليّة وخارجيّة.
مثال: معايير السلامة أمليت من خلال لوائح الحكومة أو مواصفات المصنّعين لمعدّاتهم.
متابعة الأداء الفعليّ:Suivi de la performance réelle
هذه الخطوة تعتبر مقياس وقائيّ.
قياس الأداء:La mesure du rendement
في
هذه الخطوة، يقيس المديرين الأداء ويحدّدون إن كان يتناسب مع المعايير
المحدّدة. إذا كانت نتائج المقارنة أو القياسات مقبولة -خلال الحدود
المفترضة- فلا حاجة لاتخاذ أي إجراء. أما إن كانت النتائج بعيدة عن ما هو
متوقع أو غير مقبولة فيجب اتخاذ الإجراء اللازم.
تصحيح الانحرافات عن المعايير:Corriger déviations par rapport aux normes
تحديد
الإجراء الصحيح الواجب اتخاذه يعتمد على ثلاثة أشياء: المعيار، دقّة
القياسات التي بيّنت وجود الانحراف، وتحليل أداء الشخص أو الآلة لمعرفة سبب
الانحراف. ضع في الاعتبار تلك المعايير قد تكون مرخيّة جدًّا أو صارمة
جدًّا. القياسات قد تكون غير دقيقة بسبب رداءة استخدام آلات القياس أو بسبب
وجود عيوب في الآلات نفسها. وأخيرًا، من الممكن أن تصدر عن الناس أحكاما
رديئة عند تحديد الإجراءات التّقويميّة الواجب اتخاذها