الجرد هو العملية التي يتم بمقتضاها مراجعة كميات وقيم المخزون من الأنواع والأصناف بطريقة منظمة بين فترة وأخرى أو بصورة مفاجئة.
ويعتبر جرد المخازن من الفعاليات التنفيذية لإدارة الإمداد والمخازن
والتي يجب عليها أن تقوم بوضع إجراءات الجرد والإشراف عليه وتحديد السجلات والمستندات من البطاقات والكشوف اللازمة لإتمام عملية الجرد بصورة صحيحة
أنواع الجرد:
هناك ثلاثة أنواع أساسية للجرد هي:
1 ـ الجرد الشامل.
2 ـ الجرد المستمر.
3 ـ الجرد المفاجئ.
1 ـ الجرد الشامل
ويقوم على أساس إحصاء كل موجودات نهاية السنة المالية. ومن شروط هذا النوع من الجرد:
ـ توقف عمليات الإدخال والصرف إلى ومن المخازن.
ـ شمول الجرد لكافة الموجودات في المخازن.
ـ إجراء الجرد في كل المخازن بوقت واحد.
ـ جرد المخازن على الأساسين الكمي والقيمي النقدي
تسجيل كل نتائج ومعطيات الجرد في السجلات والكشوف والبطاقات تعد نتائج الجرد الشامل أساساً لإعداد الحسابات الختامية في الميزانيات العمومية نهاية السنة
الجرد المستمر: continu
وتعد إجراءات الجرد المستمر مماثلة لإجراءات الجرد الشامل ولكنها تختلف عنها في خمسة أمور هي:
أ ـ ليس من الضروري إيقاف عمليات المخازن من إدخال وإخراج
ب ـ يحتاج إلى عدد أقل من الأفراد القائمين عليه.
ج ـ يتم في الجرد المستمر تعديل القيود أولاً بأول.
د ـ لا يحتاج إلى إعداد قوائم وكشوف جرد مسبقة.
يعد الجرد المستمر وسيلة مساعدة في إعداد الحسابات الختامية في أي وقت وذلك لأن السجلات يجري التعديل عليها أولاً بأول وتبعاً للاستلام والصرف (الإخراج).
الجرد المفاجئsoudaine
ويتم هذا النوع من الجرد في أية لحظة دون أن يكون لدى الشخص أو الجهة المشرفة على المخازن أي علم مسبق بتوقيته، ولا فيما إذا كان الجرد شاملاً أو مقتصراً على بنود معينة من المخزون. ويكون هذا الجرد مفيداً بالنسبة لموجودات المخازن ذات القيمة المرتفعة
خلاصة الفصل التاسع :تناولنا في هذا الفصل إدارة بعض العمليات الأساسية للتخزين وخلصنا إلى النتائج التالية
-تشمل إدارة عمليات التخزين أحكام العملية الإدارية على المخزون بدءا من عملية الاستلام و انتهاء بعملية الصرف
-تقوم إدارة المخازن باستلام المواد والمنتجات من الموردين والمخازن الأخرى ومن إدارة الإنتاج والمبيعات
-من المفروض أن تتأكد إدارة المخازن قبل إدخال البضاعة الواردة من صحة وسلامة الكميات و الجودة والمواصفات الواردة في أوامر التوريد و الإرساليات الداخلية. كما وعليها أن تقوم بتسجيل كل ما يرد إليها من مواد ومنتجات وتنظيم محاضر استلام تبين فيها أي نقص أو خلل في شروط التوريد.
-هناك نظامان أساسيان للتخزين هما نظام التخزين المغلق ونظام التخزين المفتوح ولكل من هذين النظاميين إجراءات خاصة به.
-تهدف عملية تصنيف المخزون وترميزه إلى سهولة التعرف على الأصناف المخزنة.ويختلف أسلوب أو نظام التصنيف والترميز من منظمة إلى أخرى تبعا لحجم المنظمة وطبيعة عملها وأنواع المواد و المنتجات التي تتعامل معها.
-يصنف المخزون إلى المجموعات التالية : مواد أولية ، أجزاء مصنعة ونصف مصنعة ، أصول إنتاجية ، قطع الغيار ، مواد التعبئة والتغليف ، مستلزمات الطاقة ، المنتجات النهائية والعوادم والبواقي .
-هناك طريقتان أساسيتان للترميز: الترميز على أساس طبيعة المخزون والترميز على أساس الاستخدام النهائي للمخزون وفي كلتا الطريقتين إما أن يستخدم الترميز الأبجدي أو الترميز العددي أو الترميز المركب.
-يمثل المخزون جزءا هاما من رأس المال العامل مما يستوجب المحافظة عليه والاحتفاظ بقيمته وصرف المواد وفقا للقواعد والتعليمات الناظمة لعملية الصرف.
-جرد المخازن هو
عملية مراجعة الكميات من الأنواع والأصناف بطريقة منظمة بين فترة وأخرى أو بصورة مفاجئة. وهناك ثلاثة أنواع للجرد هي الجرد الشامل والجرد المستمر والجرد المفاجئ
